Refernzen

Funk Insurance Brokers AG

Raphael Fischbach Leiter Qualitätsmanagement

«Wir sind sehr zufrieden mit der transparenten und offenen Kommunikation, der Termintreue und Ressourcen-Planung für welche die Syspart AG zuständig ist und die flexible und professionelle Zusammenarbeit mit der Triboni AG.»

Plattform «GinkGo» und das Dokumenten-Management

Funk Insurance Brokers AG ist die Schweizer Organisation der 1879 gegründeten Funk Gruppe, Hamburg. Das in der fünften Generation geführte Familienunternehmen ist der grösste eigenständige Risikoberater und Versicherungsbroker im deutschsprachigen Raum und beschäftigt rund 90 Mitarbeitende in der Schweiz. Das Unternehmen hat sich auf Fragen rund um das Risiko-, Vorsorge- und Versicherungsmanagement spezialisiert und bietet nationalen und internationalen Unternehmen einen individuellen Service aus einer Hand.

Rafael Fischbach, welches ist Ihre Tätigkeit bei der Funk Insurance Brokers AG?
Ich bin im Bereich der Unternehmensentwicklung tätig. Alles was mit Projekt- und Prozessmanagement, IT-Projekten, strategischem IT-Management sowie Requirement-Engineering zu tun hat, wird in unserem Team in Zürich definiert und umgesetzt.

Wie arbeiten Sie mit Syspart zusammen? Und wie lange schon?
Wir definieren einen Anforderungskatalog für ein neues IT-Projekt oder konkrete Anforderungen für die Weiterentwicklung der bestehenden Drucker- bzw. Scanning-Lösung. Die Anforderungen übergeben wir der Syspart AG. Nach der Projekt- und Zieldefinition erarbeitet die Syspart AG mit ihrem Partnerunternehmen Triboni den Kostenrahmen und die Rollout- und Ressourcen-Planung. Nach der technischen Entwicklung bei Triboni wird ein Deployment auf unsere Testumgebung durchgeführt und die Testphase eingeleitet. Nach der Abnahme durch unsere Teams wird die Lösung in der produktiven Umgebung eingesetzt.

Wir als Kunde sind somit für die Definition der Anforderungen zuständig. Die Syspart AG sorgt sich nebst der kaufmännischen Abwicklung um das Projekt- und v.a. das Zeit-Management.Triboni ist für den Entwicklungs- und Rollout-Prozess verantwortlich.
So arbeiten wir bereits seit 11 Jahren erfolgreich zusammen.

Die Triboni AG entwickelt auf der Plattform «GinkGO». Wie funktioniert das im Dokumenten-Management?
Die Plattform GinkGO bietet uns verschiedene Möglichkeiten. Bei uns sind u.a. die MFP Suite und Workflows im Einsatz. Diese Lösungen ermöglichen uns, direkt am MFP (Xerox-Gerät) zu Scannen und dabei dem Dokument Metadaten mitzugeben. So wird das Dokument über Microsoft SharePoint am korrekten Ort abgelegt und in Microsoft Dynamics CRM angezeigt. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Dokumente an eine Inbox zu senden, um die Metadaten dort anzureichern und die weiteren Prozesse anzustossen.

Der ganze Workflow ist prozessorientiert, was ein Mehrwert für uns, wie auch für unsere Kunden ist. D.h. ein gescanntes Policen-Dokument wird im CRM direkt mit dem zugehörenden Kunden bzw. dem Policen-Datensatz verknüpft oder ein Schaden-Dokument wird automatisch dem richtigen Schadenfall zugeordnet und gleichzeitig für das Kundenportal freigegeben. Die Lösung verwenden wir auch für das Drucken von Dokumenten. Wenn ein Dokument in den Printprozess gelangt, kann es in der persönlichen Inbox des Mitarbeitenden innerhalb der Organisation an jedem Standort gedruckt werden («follow me»-Printing)

Dies sind ein paar Beispiele, welche wir auf der Plattform umgesetzt haben.

Wie steht es um die Flexibilität und die Kosten?
Oft werden Software-Entwicklungsprozesse zu gross geplant und offeriert. Sie scheitern dann in der Umsetzungsphase an der Ressourcenplanung (z.B. Budget, Umsetzungszeit etc.). Uns ist die Philosophie der Syspart AG sympathischer. Wir haben von Anfang an in kleinen Schritten und mit «Proof of Concepts» modular geplant, damit wir mit den Bedürfnissen der verschieden Anspruchsgruppen wachsen können. Das generiert keine überhöhten Kosten, es stellen sich schnell «kleine» Erfolge ein und das Projektmanagement ist überschaubar. Rückblickend hat dieser Ansatz bestens funktioniert und die Lösung ist organisch mit den Anforderungen gewachsen.

Wie ist die Zusammenarbeit mit der Syspart AG?
Durch die langjährige Zusammenarbeit kennen sich die Teams untereinander. Dadurch sind die Entscheidungswege einfach und kurz. Ausserdem werden in unserem Management-Review die tragenden externen Partner wie z.B. die Syspart und die Triboni AG jedes Jahr bewertet. Wir sind sehr zufrieden mit der transparenten und offenen Kommunikation, der Flexibilität, der Termintreue sowie der Ressourcen-Planung der beiden Organisationen.